Wer kennt es nicht: vermeintlich wurde etwas “eh” besprochen, aber keiner im Unternehmen weiß eigentlich mehr, was dabei herausgekommen ist, wer beteiligt war und wo die Ergebnisse abgeblieben sind. Das ist so oder so ähnlich wohl schon in jedem größeren oder kleineren Unternehmen passiert. Dabei ist gerade die interne Kommunikation das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Die Digitalisierung kann dabei helfen, diese zu verbessern. Von erhöhter Effizienz bis zu besserer Transparenz, die Vorteile liegen auf der Hand. Allerdings sind auch Investitionen und Anpassungen erforderlich, um von den Vorteilen der digitalen Transformation wirklich zu profitieren. Im Folgenden stellen wir einige Bereiche vor, in denen Sie Ihre interne Kommunikation durch Digitalisierung stärken können.
Die Implementierung von Messaging-Tools wie Slack oder Microsoft Teams kann die Kommunikation revolutionieren. Es können eigene Kanäle für Sub-Teams eingerichtet und innerhalb der Teams können Aufgaben verteilt werden. Das schafft Überblick über die eigenen Aufgaben und gleichzeitig kann man sich über den aktuellen Projektstand am Laufenden halten. Wichtige Informationen sind ebenfalls leicht im Chat zu finden. So geht keine Information mehr verloren! Aber Vorsicht: Die Auswahl und Implementierung des richtigen Tools kann Ressourcen binden. Zudem benötigen die Mitarbeitenden eine entsprechende Schulung.
Digitale Werkzeuge wie Asana oder Trello versprechen verbessertes Aufgabenmanagement und erhöhte Transparenz. Bedenken Sie jedoch, dass die Datenmigration und die Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens Kosten und Zeit erfordern können.
Ein firmeninternes Wiki oder Intranet kann eine unschätzbare Informationsquelle sein. Die Einrichtung und Pflege solcher Systeme sind jedoch nicht zu unterschätzen und erfordern sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen. Wichtig ist es hier den Nutzen des Intranets für die Mitarbeiter:innen auch klar zu kommunizieren, dann wird dieses auch gut in den Arbeitsalltag integriert und kann Ihnen und ihren Mitarbeitenden lästiges Kopfzerbrechen ersparen
Zoom, Teams oder Google Meet erleichtern die Kommunikation enorm, besonders im Zeitalter des Home-Office sowie Remote-Workings. Dabei dürfen Sicherheit und Datenschutz nicht außer Acht gelassen werden. Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen können zusätzliche Kosten bedeuten. Dennoch sparen Online-Meetings meistens kostbare Zeit, die auf die tatsächliche Arbeit verwendet werden kann. Einige der Video-Tools ermöglichen auch eine Aufzeichnung des Meetings - praktisch, wenn es darum geht, wer was gesagt hat und es aus dem Protokoll nicht so leicht ersichtlich ist. Interaktive Arbeitsoberflächen bieten die Tools ebenfalls - da fühl es sich manchmal gar nicht mehr an, als würde man sich nicht gegenüber, sondern vor dem Bildschirm sitzen.
Das Einführen neuer digitaler Tools ist nur so gut wie die Schulung der Mitarbeiter:innen, die sie nutzen. Weiterbildungsprogramme und Schulungen sind hier essenziell. Wichtig ist es, dass jede Einführung eines neuen digitalen Kommunikationskanals klar kommuniziert wird und es diesbezüglich auch Einschulungen gibt. Egal, wie intuitiv einem Programme selbst vorkommen mögen, für manche Menschen stellen diese trotzdem eine hohe Herausforderung dar. Oft fühlen sich diese Personen überfordert und greifen deshalb auf altbekannte Kommunikationswege zurück. Digitale Kommunikationstools machen aber erst dann Sinn, wenn sie alte ersetzen und jede:r im Unternehmen diese nutzt. Ein durchdachtes Change-Management kann dabei helfen, den Widerstand und die Angst vor dem Neuen zu überwinden.
Die Digitalisierung der internen Kommunikation kann eine Anpassung der bestehenden Kommunikationsrichtlinien erforderlich machen. Dies kann Beratungskosten und eine Anpassungsphase erfordern.
Digitale Tools sind niemals wirklich „fertig“. Regelmäßige Updates und Lizenzerneuerungen sind ein Muss, bringen aber auch wiederkehrende Kosten mit sich.
Die Digitalisierung der internen Kommunikation bietet viele Chancen, erfordert jedoch eine klare Strategie und ein Verständnis für die anfallenden Kosten und Ressourcen. Sie ermöglicht nicht nur eine schnellere und effizientere Kommunikation, sondern fördert auch die Transparenz und Mitarbeiterengagement. Durch gründliche Planung und transparente Kommunikation können Sie den Übergang jedoch erfolgreich gestalten und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern. Die Implementierung der oben genannten Tipps könnte ein erster Schritt auf dem Weg zu einer besseren und produktiveren Arbeitsumgebung sein.
