50 Tipps zur Digitalisierung – Tipp 31: Analyse bestehender Software

„Und was machen wir mit unseren ganzen Excelkalkulationen?“

Der Digitalisierungsprozess in der Immobilienbranche verspricht zwar Effizienz und Transparenz, doch bevor das neue Zeitalter der Digitalisierung anbrechen kann, steht ein entscheidender Schritt bevor: die Analyse der bestehenden Software-Applikationen.

Warum die Analyse bestehender Software so wichtig ist

Eine veraltete Software-Landschaft kann schnell zum Bremsklotz der Digitalisierung werden. Die genaue Analyse bestehender Software ist deshalb entscheidend, um zu bewerten, welche Systeme modernisiert oder möglicherweise komplett ersetzt werden sollten. Dieser Prozess hilft nicht nur, Redundanzen und ineffiziente Abläufe zu identifizieren, sondern auch sicherzustellen, dass die neue Technologie nahtlos integriert werden kann, um die operativen Ziele des Unternehmens zu unterstützen. Und vor allem, auf den bereits generierten Daten aufzubauen und nicht bei Null beginnen zu müssen.

Schritte der Software-Analyse im Immobiliensektor

• Bestandsaufnahme: Zuerst muss ermittelt werden, welche Software aktuell im Einsatz ist. Dazu gehört auch die Bewertung, wie gut diese mit den aktuellen Geschäftsprozessen harmoniert.
• Bedarfsanalyse: Anschließend wird analysiert, welche geschäftlichen Anforderungen die bestehende Software erfüllt und wo Defizite bestehen. Hierbei ist es entscheidend, auch die Endnutzer einzubeziehen, um ein vollständiges Bild der Nutzungsweise und der Nutzerzufriedenheit zu erhalten.
• Technische Bewertung: Technische Aspekte wie Datensicherheit, Skalierbarkeit und Integration mit anderen Systemen müssen geprüft werden. Hierbei sollten auch zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Die Kosten für eine Modernisierung oder einen Systemwechsel müssen den potenziellen Einsparungen und Effizienzsteigerungen gegenübergestellt werden.
• Implementierungsplanung: Schließlich muss ein detaillierter Plan für die Implementierung der neuen oder überarbeiteten Softwarelösungen erstellt werden, einschließlich Zeitrahmen, Budget und Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.

Ein konkretes Beispiel: Modernisierung des Mietermanagements

Nehmen wir als Beispiel ein mittelständisches Immobilienunternehmen, das sich auf Wohnimmobilien spezialisiert hat. Die Firma nutzte bisher eine veraltete Software zur Verwaltung von Mietverhältnissen, die weder eine effiziente Dokumentenverwaltung noch eine intuitive Benutzeroberfläche bot. Im Rahmen der Software-Analyse wurde festgestellt, dass eine moderne Cloud-basierte Lösung nicht nur die Effizienz steigern könnte, sondern auch den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen erleichtern würde.

Durch die Einführung einer neuen Softwarelösung, die speziell auf die Bedürfnisse der Immobilienverwaltung zugeschnitten ist, konnte das Unternehmen seine Prozesse deutlich straffen. Mieteranfragen lassen sich nun schneller bearbeiten, und die Verwaltung von Mietverträgen, Zahlungseingängen und Betriebskostenabrechnungen erfolgt fast vollständig automatisiert. Das Ergebnis: Zufriedenere Mieter und eine deutlich reduzierte Fehlerquote.

Fazit

Die gründliche Analyse bestehender Software ist für Immobilienunternehmen im Digitalisierungsprozess kein bloßer Formalakt, sondern eine Investition in die Zukunft. Sie legt den Grundstein für effizientere Abläufe, höhere Kundenzufriedenheit und letztlich auch für wirtschaftlichen Erfolg in einem immer wettbewerbsintensiveren Umfeld. Wer heute die Weichen richtig stellt, wird morgen die Früchte ernten."