Obwohl das SIPOC-Modell ursprünglich aus dem Bereich des Qualitätsmanagements stammt, hat es seinen Weg in verschiedene Unternehmensbereiche gefunden. Doch was genau macht dieses Modell so attraktiv und wie funktioniert es?
Bevor man mit der Anwendung des SIPOC-Modells beginnt, ist es wichtig, den Prozess zu identifizieren, der analysiert werden soll. Sobald das geschehen ist, erstellt man ein Diagramm, das aus fünf Spalten besteht, die jeweils einer der fünf Komponenten des Modells entsprechen. Im SIPOC-Modell agieren Lieferanten (Suppliers) als interne oder externe Zulieferer und Dienstleister:innen, die die nötigen Materialien oder Informationen als Inputs bereitstellen. Der Prozess wird in übersichtlichen Schritten modelliert, idealerweise zwischen fünf und sieben, um aus diesen Inputs konkrete Ergebnisse oder Outputs zu generieren. Diese Outputs, seien es Produkte, Dokumente oder Dienstleistungen, dienen den Kund:innen des Prozesses, die sowohl interne Abteilungen als auch externe Endkund:innen umfassen können.
Begonnen wird mit dem Prozess – dem Herzstück des Modells. Hier werden die einzelnen Abläufe vom Anfang bis zum Ende skizziert. Diese Darstellung dient als Grundlage für alle anderen Elemente des Modells.
Der nächste Schritt ist die Identifikation der Inputs und der Zulieferer. Zugrundeliegende Fragen sind: Was sind die Ressourcen, Materialien oder Informationen, die benötigt werden, um den Prozess zu starten? Und woher kommen diese Inputs? Hat man diese einmal beantwortet und identifiziert, kann man sich der rechten Seite des Modells widmen.
Ebenso wichtig wie die Inputs und Zulieferer ist die Identifikation der Outputs und der Kund:innen. Hier stellen sich ebenfalls einige Fragen, die es zu beantworten gilt: Was sind die Ergebnisse des Prozesses und wer sind die Empfänger:innen dieser Ergebnisse? Sei es ein internes Team, externe Kund:innen oder ein automatisiertes System, es ist entscheidend, zu wissen, für wen die Arbeit gemacht wird.
Das Besondere am SIPOC-Modell ist seine Fähigkeit, komplexe Prozesse zu vereinfachen und sie auf eine leicht verständliche Weise darzustellen. Es bietet ein klares Bild der Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen eines Prozesses und kann als Ausgangslage für weitere Analysen und Verbesserungen dienen. Ebenso fördert es die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, indem es eine gemeinsame Sprache für die Prozessanalyse schafft.
Allerdings hat das Modell auch seine Grenzen. Zum einen kann es zu allgemein sein, um bestimmte Probleme oder Engpässe zu identifizieren, die eine tiefere Analyse erfordern. Zum anderen kann die Erstellung eines SIPOC-Diagramms zeitaufwendig sein, insbesondere wenn der zu analysierende Prozess komplex und schlecht dokumentiert ist.
Trotz dieser Herausforderungen bleibt das SIPOC-Modell ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse verstehen und verbessern wollen. Es erfordert zwar eine anfängliche Investition an Zeit und Ressourcen, doch die langfristigen Vorteile, die sich aus einem klaren Verständnis der Unternehmensprozesse ergeben, sind oft weit größer. So kann das SIPOC-Modell als Ausgangspunkt für umfangreichere Qualitätsmanagement-Initiativen dienen und dabei helfen, kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen zu fördern. Es mag nicht die Lösung für jedes Problem sein, aber es bietet einen soliden Anfangspunkt für die Prozessanalyse und -optimierung.
