Das papierlose Büro wurde schon vor Jahrzehnten propagiert. Mit dem Fortschritt digitaler Lösungen wird es aber immer mehr Realität. Und es zahlt sich aus, darüber nachzudenken.
Eine einfache Überlegung: Wenn in einem Unternehmen von zehn Mitarbeitenden alle pro Tag nur zehn Minuten nach einem abgelegten Akt suchen, kostet das im Jahr mindestens 10.000 Euro!
Das Gegenargument folgt natürlich auf dem Fuß: Ja, aber online muss ich auch suchen! Stimmt, aber es geht schneller, man kann daneben etwas anderes erledigen und wird im Normalfall auch schneller fündig.
Unser Vorschlag: Analysieren Sie penibel, wo in Ihrem Unternehmen noch Papier verwendet wird. Hinterfragen Sie den Nutzen und gegebenenfalls auch rechtliche Notwendigkeiten. Und prüfen Sie dann, wo eine Digitalisierung sinnvoll ist.
Die Erfassung von Eingangsrechnungen beispielsweise kann bereits vollelektronisch erfolgen. Die richtige Software erkennt sogar Lieferant, Summen, Steuer, etc. Ausgangsrechnungen können elektronisch versandt werden, sämtliche Schriftstücke sowieso, und statt Handouts bei Meetings werden Tablets verwendet.
Abgesehen von Zeit wird auch noch eine Vielzahl an Fläche eingespart. Archive können aufgelassen oder günstiger ausgelagert werden, und auch die teaminterne Organisation (Berechtigung der Ansicht, Veränderung, etc.) kann rechtlich und organisatorisch optimal gesteuert werden.
