Während viele Abläufe bereits erfolgreich digital transformiert wurden, gibt es nach wie vor Bereiche, in denen Prozesse nicht vollständig optimiert sind oder unnötig kompliziert erscheinen. Komplizierte Prozesse sind oft Grund für enorme Frustration bei Mitarbeitenden – das gilt es als Unternehmen zu vermeiden. Wir schauen uns an, welche Prozesse noch Verbesserungspotenzial bieten und wie die Digitalisierung zur Vereinfachung beitragen kann. Die wenigsten Menschen wird es wundern, dass gerade kommunikative Prozesse intern, aber auch mit Kund:innen, oft noch ein Digitalisierungsproblem haben …
In vielen Unternehmen ist das Dokumentenmanagement noch immer von Papierkram und manuellen Prozessen geprägt. Das ist nicht nur für die Mitarbeitenden lästig, sondern verlangsamt auch alle internen Abläufe. Hier bietet die Digitalisierung durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen die Möglichkeit, Dokumente effizienter zu verwalten, schneller zu finden und sicherer zu speichern. Das führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit der Informationen für alle Beteiligten.
Trotz zahlreicher Tools zur digitalen Kommunikation und Kollaboration sind viele Arbeitsabläufe noch immer von E-Mails und physischen Meetings dominiert. Daran hat auch die Corona-Pandemie wenig geändert. Meetings wurden einfach in den digitalen Raum verlagert, anstelle, dass sich Unternehmen fragen, ob es diese überhaupt benötigt. Die richtige Nutzung von Online-Kommunikationstools kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit flexibler und effizienter zu gestalten, indem Informationen schnell und unkompliziert ausgetauscht werden und für alle einsehbar sind. Nie wieder „Aber davon habe ich nichts gewusst …“ in ihrem Unternehmen!
Im Kundenservice gibt es oft noch Verbesserungspotenzial. Vor allem, was die Erreichbarkeit und die Bearbeitungszeiten von Anfragen angeht. Chatbots und automatisierte Kundenservice-Tools können hier dazu beitragen, Anfragen schneller zu beantworten und den Kundenservice rund um die Uhr verfügbar zu machen. Außerdem können wiederkehrende Probleme schnell abgehandelt werden, ohne die Zeit von Service-Mitarbeitenden in Anspruch zu nehmen. Wichtig ist es hier nur die Chatbots und Tools immer auf dem Laufenden zu halten und mit richtigen Informationen zu füttern. Klare, einfache Antworten auf häufige Fragen sind hier die Grundlage, um unnötige Arbeitsschritte einzusparen.
Im Personalwesen sind Prozesse wie die Bewerber:innenauswahl und Mitarbeitendenverwaltung oft noch sehr zeitintensiv. Digitale Lösungen wie Bewerber:innenmanagementsysteme oder HR-Softwares können diese Prozesse vereinfachen, indem sie automatisierte Abläufe und eine zentrale Datenverwaltung bieten. KI wird hier in Zukunft ebenfalls helfen, schnell den:die richtige Bewerber:in herauszufiltern. Das erleichtert nicht nur intern die Prozesse, sondern verkürzt den Prozess auch für alle Personen, die sich auf eine Stelle bewerben.
Ein weiterer Klassiker, der vorwiegend aufgrund von Kontrollverlust meistens noch „händisch“ durchgeführt wird. Aber auch das Rechnungswesen kann durch den Einsatz von Software automatisiert und vereinfacht werden. Digitale Buchführung, automatisierte Rechnungsstellung und Online-Banking sind nur einige Beispiele, wie digitale Tools den Alltag erleichtern können. Zumindest das Online-Banking hat mittlerweile bei den meisten Unternehmen Verwendung gefunden. Lachen Sie nicht: nur 60 Prozent der Österreicher:innen verwenden Online-Banking. Bei Unternehmen sieht es oft ähnlich aus.
Während einige Bereiche bereits erfolgreich transformiert wurden, gibt es noch immer Prozesse, die optimiert werden können und auch zukünftig laufend optimiert werden müssen. Unternehmen, die bereit sind, in digitale Lösungen zu investieren und ihre Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen, werden langfristig von effizienteren Prozessen und einer gesteigerten Produktivität profitieren. Unser Appell deshalb: Vereinfachen Sie ihren Arbeitsalltag mit Digitalisierung – ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen langfristig danken!
