Das Problem
Eine in der Immobilienverwaltung allgemein bekannte Problematik: „Zettelwirtschaft“ statt klarer Dokumentation. Damit meist einhergehend ist ein kompliziertes Ablagesystem. Trotz zahlreicher Dokumente weiß niemand welche Aufgaben schon erledigt wurden. Rechnungen, Angebot etc. müssen manuell dem entsprechenden Projekt zugeordnet werden. Allerdings kommt es da schon mal zu Verwechslungen. Dieser Prozess nimmt Unmengen an Zeit in Anspruch und belastet Mitarbeiter. Robert Hammerl jr. kennt den Sachverhalt: Gestresste Mitarbeiter, zeitliche Ineffizienz und fehlendes Verbesserungspotential. Deshalb hat er sich für die Implementierung von Wowflow CMMS entschieden und im Endeffekt auch für die Investition in das Unternehmen. Er hat erkannt, dass er auch in Zukunft von der Anwendung der Software profitieren kann und wird.
Die Lösung
„Seit wir mit Wowflow arbeiten haben sich unsere Arbeitsabläufe stark automatisiert. Das CMMS verbindet unsere Immobilienverwaltung mit dem Facility Management-Team. Kommunikation und Dokumentation sind in einem Tool vereint. Wir können alle Unterlagen abspeichern – und zwar so, dass sie später auch wieder gefunden werden. Die Aufgaben sind übersichtlich und nachvollziehbar gegliedert. Durch das Ticketing-System werden sie innerhalb von Sekunden erstellt. Die Zeiteinsparung ist immens. Jedes Teammitglied weiß außerdem wo noch Arbeit geleistet werden muss und was bereits erledigt wurde.“
Das Ergebnis
Um das erreichte Ergebnis zu verbildlichen wollen wir eine kurze Rechnung anstellen: Hammerl Immobilien hat in einem Zeitraum von 18 Monaten um die 3500 Meldungen (Aufgaben) erstellt. Das sind 200 Meldungen pro Monat was einer Dauer von 200 Stunden entspricht. Denn: Im Durchschnitt muss für die ordnungsgemäße Abwicklung und Dokumentation einer Meldung ein administrativen Aufwand von einer Stunde eingeplant werden. Mit Wowflow dauert dies aber nur rund fünf Minuten. Zusätzliche Zeitersparnisse durch weniger Chaos und optimierte Kommunikation führen zu einer Einsparung von einer Stunde pro Tag pro Teammitglied was durchschnittlich 5 Stunden pro Woche entspricht.
