Vom analogen Pflichttermin zur digitalen Unterschrift
Traditionell bedeutete die Ausstellung einer Vollmacht: Termin in einer Notariatskanzlei, persönliche Anwesenheit, anschließender Versand und aufwendige Legalisationsschritte – oft mit langen Wartezeiten und zusätzlichen Kosten verbunden. Das hat sich geändert. In Österreich ist seit 2020 mit § 90a der Notariatsordnung die digitale Beglaubigung von Unterschriften und Urkunden per Videokonferenz rechtlich verankert. Das erlaubt Remote Online Notarisation (RON) – eine notarielle Beglaubigung, die vollständig über Bildschirm und qualifizierte elektronische Signatur (QES) abgewickelt wird.
Über Plattformen wie notarity lässt sich der gesamte Beglaubigungsprozess digital gestalten: vom Termin über die Video-Identifizierung bis zur qualifizierten Unterschrift. In wenigen Minuten ist die Vollmacht elektronisch beglaubigt – und rechtlich so wirksam wie eine physisch beurkundete Urkunde.
Schritt für Schritt: Digital, sicher, international nutzbar
Laut der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf notarity läuft das Verfahren folgendermaßen ab: Zunächst wird online ein Termin mit einem Partner-Notar gebucht und das Dokument hochgeladen. Danach wird die Identität über ein sicheres Video-Identifikationsverfahren verifiziert. Im Notartermin selbst unterschreibt der Vollmachtgeber elektronisch, während der Notar seine Beglaubigung in Echtzeit vornimmt. Das Ergebnis: eine qualifizierte elektronische Signatur und ein digitales Siegel – rechtswirksam und sofort nutzbar.
Wer seine Vollmacht auch im Ausland einsetzen möchte, hat zusätzlich die Möglichkeit, gleich eine Apostille zu beantragen. Diese internationale Bescheinigung bestätigt die Echtheit der notariellen Beglaubigung und macht das Dokument in über 120 Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens rechtsgültig.
Rechtslage und internationale Anerkennung
Innerhalb der Europäischen Union ist durch die eIDAS-Verordnung die Anerkennung elektronischer Identifizierung und qualifizierter Signaturen geregelt – sie haben in der gesamten EU dieselbe Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften. Für den internationalen Einsatz ist jedoch oft eine Apostille erforderlich, die die notarielle Beglaubigung für Behörden in Drittstaaten bestätigt. Nicht alle Staaten akzeptieren digitale Beglaubigungen automatisch, daher bleibt der Apostille-Schritt ein zentraler Bestandteil des Verwendbarkeitsprozesses.
Praxisrelevanz: Für Unternehmen und Privatpersonen
Die Bedeutung dieses digitalen Wegs ist für viele Akteur:innen spürbar: Expats, die von überall aus rechtlich handeln müssen; Investoren, die Immobilien grenzüberschreitend erwerben; oder Führungskräfte, die kurzfristige Vertretungsbefugnisse erteilen – sie alle profitieren von der Effizienz, Geschwindigkeit und Rechtsverbindlichkeit digital beglaubigter Vollmachten.
Für Unternehmen kann dieser digitale Standard einen erheblichen Effizienzgewinn bringen, insbesondere bei komplexen, internationalen Transaktionen mit mehreren Beteiligten an verschiedenen Orten. Auch für Privatpersonen entfällt der oft beschwerliche Weg zur Botschaft oder ins Heimatland, um notarielle Beglaubigungen zu erhalten.
Ausblick: Digitaler Rechtsverkehr wird Standard
Die Digitalisierung notarieller Dienstleistungen ist mehr als ein temporärer Trend. Staatliche Rechtsordnungen – allen voran in Europa – schaffen die rechtlichen Voraussetzungen, um digitale Beglaubigungen dauerhaft zu etablieren. In Verbindung mit internationalen Regelwerken wie dem Apostille-Übereinkommen wird die grenzüberschreitende Rechtsverwendung von Vollmachten einfacher, schneller und transparenter.
