Das Problem dabei ist nicht die einzelne Anfrage. Das Problem ist die Summe. Denn während Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versuchen, den Kommunikationsstrom zu bewältigen, bleiben jene Aufgaben liegen, die tatsächlich Wert schaffen: die Betreuung von Eigentümern, die Entwicklung von Objekten oder die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.
Genau an diesem Punkt setzt die Berliner Oracom GmbH an. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, die Kommunikation in der Immobilienwirtschaft zu übernehmen, zu automatisieren und intelligenter zu gestalten. Dabei geht es längst nicht mehr nur um klassische Telefonservices, sondern um den Einsatz künstlicher Intelligenz entlang der gesamten Kommunikationskette.
Mehr als ein Callcenter
Oracom wurde 2008 gegründet und betreut heute mehrere hundert Kunden. Der Fokus liegt auf der Immobilienwirtschaft, insbesondere auf Hausverwaltungen und Bestandshaltern. Das Unternehmen übernimmt Anfragen von Bewohnern, Eigentümern und Interessenten über Telefon, E-Mail, Chat und digitale Kanäle. Nach eigenen Angaben können mehr als 80 Prozent der eingehenden Anliegen eigenständig bearbeitet werden, ohne dass Mitarbeiter der Hausverwaltung eingreifen müssen.
Das klingt zunächst nach klassischem Outsourcing. Tatsächlich geht die Lösung deutlich weiter.
Während viele Unternehmen Kommunikation lediglich weiterleiten, verfolgt Oracom das Ziel, Anfragen vollständig zu verstehen, zu kategorisieren und möglichst automatisiert zu lösen. Dadurch werden Prozesse nicht nur ausgelagert, sondern tatsächlich beschleunigt.
KI übernimmt die Routine
Unter der Marke „Oracom Intelligence“ entwickelt das Unternehmen verschiedene KI-gestützte Anwendungen. Dazu gehören digitale Assistenten, intelligente Mailboxen sowie Chat- und Sprachbots, die rund um die Uhr erreichbar sind. Standardanfragen können automatisiert beantwortet werden, während komplexere Fälle gezielt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.
Für Hausverwaltungen ergibt sich daraus ein erheblicher Vorteil: Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit wiederkehrenden Routinefragen beschäftigen, sondern können ihre Zeit dort einsetzen, wo menschliche Expertise tatsächlich benötigt wird.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt dieser Ansatz an Bedeutung. Viele Verwaltungen stehen heute vor der Herausforderung, immer größere Bestände mit gleichbleibenden oder sogar sinkenden Personalressourcen zu betreuen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Mietern und Eigentümern an Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit.
Die Konsequenz ist offensichtlich: Wer Prozesse nicht automatisiert, wird Schwierigkeiten haben, die Servicequalität langfristig aufrechtzuerhalten.
Kommunikation als Wettbewerbsfaktor
Die Immobilienbranche spricht häufig über Digitalisierung. Gemeint sind dabei meist ERP-Systeme, Kundenportale oder Dokumentenmanagement. Die eigentliche Schwachstelle liegt jedoch oft an anderer Stelle: in der Kommunikation.
Denn aus Sicht eines Mieters ist es letztlich weniger relevant, welches Verwaltungssystem im Hintergrund läuft. Entscheidend ist vielmehr, ob jemand erreichbar ist, ob eine Antwort kommt und ob ein Problem rasch gelöst wird.
Genau hier setzt Oracom an. Das Unternehmen versteht Kommunikation nicht als Kostenfaktor, sondern als strategischen Bestandteil des Kundenerlebnisses. Ziel ist eine durchgängige Betreuung über sämtliche Kontaktkanäle hinweg – unabhängig davon, ob die Anfrage per Telefon, E-Mail oder Chat eingeht.
Der digitale Concierge
Wie weit die Entwicklung inzwischen geht, zeigt ein weiteres Produkt des Unternehmens: der sogenannte Digital Concierge.
Dabei handelt es sich um einen KI-gestützten Empfangs- und Informationsassistenten, der Besuchern Auskünfte erteilt, Orientierung bietet und einfache Gespräche führen kann. Die Technologie wurde ursprünglich für den Einsatz in der Immobilienwirtschaft entwickelt, eignet sich inzwischen aber auch für Hotels, Krankenhäuser, öffentliche Einrichtungen oder Handelsunternehmen.
Die Grundidee dahinter ist einfach: Informationen sollen jederzeit verfügbar sein, auch dann, wenn gerade kein Mitarbeiter vor Ort ist.
Ein Blick in die Zukunft der Hausverwaltung
Die Herausforderungen der Immobilienwirtschaft werden in den kommenden Jahren nicht kleiner. Regulatorische Anforderungen nehmen zu, die Erwartungen der Kunden steigen und qualifizierte Fachkräfte bleiben knapp.
Gleichzeitig zeigt sich immer deutlicher, dass Digitalisierung nicht nur bedeutet, Prozesse elektronisch abzubilden. Der eigentliche Hebel liegt darin, Routinearbeiten konsequent zu automatisieren und Mitarbeiter von administrativen Tätigkeiten zu entlasten.
Genau hier positioniert sich Oracom. Das Unternehmen verbindet persönliche Betreuung mit künstlicher Intelligenz und schafft damit eine Lösung, die den Alltag von Hausverwaltungen spürbar vereinfachen kann. Statt ständig klingelnder Telefone und überfüllter Posteingänge entsteht Raum für jene Aufgaben, die den Unterschied machen.
Oder anders formuliert: Die beste Anfrage ist nicht jene, die schnell beantwortet wird. Sondern jene, die gar nicht erst auf dem Schreibtisch landet.
